3520地區1011年度Free Hugs
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Free Hugs在全世界是一個很盛行的活動,藉由擁抱來拉近彼此的距離,讓人感受到愛無國界、貧富之分。每年的09月21日是世界和平日,配合扶輪社區活動“愛要及時十秒一生”和國際扶輪1011年度主題“打造社區連結世界”,希望能透過此活動來廣結聯誼、宣導愛與和平之重要性,並強化和平的理想、緩和衝突動機與化解緊張。也希望藉由此次活動能提升扶青能見度,促使更多青年朋友加入扶青團。
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第三籌會議記錄

國際扶輪3520地區扶青團社區服務1011年度計畫
Free Hugs()愛全世界」(和平計劃活動)
第三籌會議記錄表
 
時間:20100908()晚上1900 - 2030
地點:大金空調7樓會議室-北市復興北路1437
 
 
主席:1011年度地區副社區主委IPP Sunny
出席人員:華樂團:IPP Sunny;長安團:團長Benny、社區主委Janet、PP Asky、三位來賓;淡海團團長Well;東區團:地區區務主委PP John、社區主委Johnnie;中原團:副社區主委Lola;劍潭團:團長Jeff、秘書Willy;華中團:團長Julia;龍華團:副社區主委Kaizer;健康團:社區主委James;華朋團:副國際主委Aaron;南華團:團長Joe;華陽團:團務主委Neil。以上共15團出席。
分享者:長安團PP Asky。
會議紀錄者:華陽團團務主委Neil。
 
議程:
分享時間:
一、活動的工作人員在活動過程中,成為參予者或志工比較合適。
二、各小組在活動開始前須進行事前演練,讓心中更開放,事前演練包括:進行Free Hugs前的講解緣由、試抱的動作、拍照等等。
 
09/19當天的流程與相關事項:
一、發給媒體、扶輪社的公文檔,相關的圖檔與三個地區限制範圍的PPT會再寄給大家。
二、活動範圍以不擋到街頭藝人、店家做生意為前提。
三、衣服因為一些工作細節有些拖延,故無法在09/15四籌會上發放給各團,預計在09/19活動由各地之註冊組發放
更新: 衣學網黃先生最後押印出來時間為9/18,再麻煩連絡統一送到哪地.再由各地註冊組或專人提早帶去活動現場!
四、09/19(日),註冊組發下各團的簽到表,各團主辦人讓各團出席人員簽到完、分好各小組,並統計完各團的小組數後,回報給各地的註冊組。而註冊組負責人的手機號碼會在簽到表上面,好讓各團方便連絡。
五、每個小組人數在3~4人間,每組的其中一人負責擔任照相手,為每個擁抱進行拍照、作活動紀錄。
六、活動當天為響應環保,故不提供自來水,請自行攜帶水
七、09/19活動開始前,會進行活動引言、精神打氣、呼活動口號等等的流程。各地負責會前引言等等流程的主講人員是:信義華納組:華中團CP Michelle;站前新光組:華陽團社區主委PeiPei;西門町組:中原團PP Ken(P)
八、活動口號:扶輪青年服務團(由各地主講人負責念)、擁愛全世界(由參加全體人員喊出)
九、09/19會師大會的大致流程:主持人引言、貴賓致詞、活動心得分享時間(共3~5人分享)、頒獎時間、主辦人致詞、大合照。會師大會主持人:東區團 地區區務主委 PP John。
04:00-04:03 (3)
主持人引言
會師大會主持人:東區團 地區區務主委 PP John
04:03-04:10 (7)
貴賓致詞
地區扶青輔導Uncle
04:10-04:20 (10)
04:20-04:23 (3)
活動心得分享時間
3人分享
依各小組,可2-3組合併分享
徵求自願者3名
04:23-04:28 (5)
頒獎時間
共選前5組,每組獲4張票!
04:28-04:30 (2)
主辦人致詞
主辦人:華中國 地區社區主委 CP Michelle
04:30-
大合照
全體人員+各自戶外扶輪旗
 
十、統計各組擁抱次數方式:各組先算好剩餘的貼紙數目,回報給各團負責人,在由各團負責人統計完各組的數目後,回報給各地活動組統計人數(各地活動組:信義華納組:華朋團;站前新光組:士林團;西門町組:長安團)。各地活動組在會師大會前,先統計完各地的前五名,再交給會師大會主持人,做成一張惠整總表。
十一、        活動貼紙請於統計人數完後,先交回給活動組,在活動結束後,若想要活動貼紙,請向主辦單位領取。
十二、        財務組的東區團團長Roger,會為此次活動提供一個帳戶給大家,所以各團把各團的活動費匯到Roger所提供的帳戶裡。帳戶號碼會寫在email中。
兆豐國際商業銀行國外部(017-0077)
帳號: 00702207490
戶名:陳中偉 
國際3520地區東區扶輪青年服務團 1011 團長 Roger 陳中偉
MOBILE : 0928547337 MSN & Email: rogerreceive@yahoo.com.tw
 
 
四籌會相關須知:
一、09/15四籌,製作看板、道具、模擬行程、與行前教育。
二、共有4~6個活動看板,分在三地運用。
三、而三地舉旗海報大小為A2,共約50~100張左右,分在三地。海報內容請點以下的超連結中可看到:海報圖示
更新: 所有後來有增加的贊助廠商圖檔,最好是AI檔或300dpi以上的JPG檔,請都email給衣學網黃先生,(FREEHUGS-0909A2海報單面.pdf) FREEHUGS-0909A2海報單面.jpg  http://album.blog.yam.com/show.php?a=rid3520freehugs&f=7879028&i=16208647&p=11
衣學網印刷廠公司,黃國展先生會幫我們將圖檔放上去,印成A2海報單面,約100-200張,
屆時,我們可以中間用厚紙箱板將海報固定,
四、各項細節將於09/15四籌或09/19活動當天說明。
五、各團可製作自己喜歡的海報,在活動當天使用。海報圖案可參考以下相簿: Free Hugs 照片集(網路版)
 
臨時動議:
一、每個地方都會有一個獨立出來的攝影組。信義華納組:從各團中徵求一位攝影師;站前新光組:華樂Mars;西門町組:由劍潭團團長Jeff推薦,或找楊大慶先生幫忙。
二、各小組中,共取擁抱數最多的前五名,頒贈獎品。獎品:威秀影城電影票一組4張,由主辦單位以包裝在紅包袋的方式頒贈。頒獎人為會師大會中的貴賓。
三、因會師大會需要利用附有麥克風的高瓦數擴音器,所以主辦單位有請各團友善提供擴音器。所需的擴音器圖片如信件所示。
四、多做十件公關衣,分送給扶輪社的uncle與aunt們。
 
 
 
友善連結:
一、可以在母社報告時提出來的簡報,提供給各團下載:http://pc.cens.com/circulation/inquiry/VIP/FREE-HUGS.ppt
三、FREE HUGS宣傳短片:(感謝東區團Brian幫忙製作~)


 
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